En delt postkasse muliggør, at en gruppe personer kan overvåge og sende mails fra en offentlig mailadresse som f.eks. info@eksempel.gl. Når nogen i gruppen besvarer en besked, der er sendt til den delte postkasse, vil det fremstå som om, mailen er sendt fra den delte adresse og ikke fra den enkelte bruger. Det skal dog påpeges, at en delt postkasse ikke er beregnet til direkte login, og brugerkontoen til den delte postkasse skal være deaktiveret.
Tilføj en delt postkasse i Outlook
Efter at administratoren har tilføjet dig som medlem af en delt postkasse, er det nødvendigt at lukke og genstarte Outlook. Dette vil medføre, at den delte postkasse automatisk vises i Mapperuden i Outlook.
Vent et øjeblik og luk derefter Outlook. Det kan tage nogle minutter, før den delte postkasse vises, hvis du lige er blevet tilføjet af administratoren.Hvis det ikke virker, så skal du manuelt tilføje den delte postkasse i Outlook ved at følge disse trin:
- Åbn Outlook.
- Vælg fanen Filer på båndet.
- Vælg Kontoindstillinger og derefter Kontoindstillinger i menuen.
- Vælg fanen Mail.
- Sørg for, at den rigtige konto er markeret og vælg derefter Rediger.
- Vælg Flere indstillinger > Avanceret > Tilføj.
- Skriv den delte mailadresse, f.eks. info@contoso.com.
- Vælg OK > OK.
- Vælg Næste > Udfør > Luk.
Send mail fra den delte postkasse
- Åbn Outlook.
- Vælg Ny mail.
- Hvis feltet Fra ikke vises i toppen af meddelelsen, skal du vælge Indstillinger > Fra.
- Klik på Fra i meddelelsen og skift til den delte mailadresse. Hvis du ikke kan se den delte mailadresse, skal du vælge Anden mailadresse og derefter skrive den delte mailadresse.
- Vælg OK.
- Skriv meddelelsen færdig og vælg derefter Send.
- Når du fremover sender en meddelelse fra den delte postkasse, vil adressen være tilgængelig i rullelisten Fra.
- Modtagere vil kun kunne se den delte mailadresse i meddelelsen, når du sender en mail fra den delte postkasse.
Besvar de mails, der sendes til den delte postkasse
- Åbn Outlook.
- Åbn den mail, du vil besvare.
- Du kan se navnet på den delte postkasse i feltet Fra øverst i meddelelsen. Hvis du ikke kan se navnet, skal du vælge rullelisten Fra og vælge den delte postkasse.
- Skriv meddelelsen færdig, og vælg derefter Send.
- Når du sender en meddelelse fra den delte postkasse, vil adressen være tilgængelig i rullelisten Fra.
- Modtagere vil kun kunne se den delte mailadresse i meddelelsen, når du sender en mail fra den delte postkasse.
Brug den delte kalender
Når du er blevet tilføjet som medlem af en delt postkasse af administratoren, er det nødvendigt at lukke og genstarte Outlook. Efter genstart vil den delte kalender, som er tilknyttet den delte postkasse, automatisk blive tilføjet til listen over kalendere.
- Gå til kalendervisningen i Outlook og vælg den delte postkasse.
- Vælg kalendervisningen.
- Når du lægger aftaler ind, vil alle, der er medlem af den delte postkasse, kunne få dem vist.
- Alle medlemmer af den delte postkasse kan oprette, få vist og administrere aftaler i kalenderen på samme måde som med deres private aftaler.
- Alle medlemmer af en delt postkasse kan se deres ændringer af den delte kalender.
Brug listen over delte kontakter
Når administratoren har tilføjet dig som medlem af en delt postkasse, skal du lukke og derefter genstarte Outlook. Listen over delte kontakter, som er tilknyttet den delte postkasse, føjes automatisk til listen Mine kontakter.
- Vælg Personer i Outlook.
- Vælg mappen med listen over delte kontakter under Mine kontakter.
